-La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones
relacionadas con el control administrativo.
-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración.
Ubicación en la estructura Organizacional
El Sistema de información Gerencial se localiza en un nivel administrativo, en el que se relaciona con funciones de seguimiento, control, toma de decisiones y administración de Recursos. Se encuentra en dicho nivel ya que la información que produce ejerce la función de herramienta de planificación y toma de decisiones que sirve de ayuda para la mejora de la productividad de una organización, usando así sus operaciones diarias de control.
Los sistemas que se encuentran en un nivel administrativo tienen como objetivo proporcionar informes o resúmenes regulares relacionados con las operaciones o procedimientos que ejecuta la empresa.
Componentes de SIG
Una estructura ideal del SIG debe contar con 5 elementos esenciales: Recurso Humano, hardware, software, datos y Procedimientos.
Software: es programa o método lógico a utilizar para poder
procesar los datos.
Hardware: Es la parte física en la que se va a procesar los datos.
Recurso Humano: Son los individuos, la fuerza productiva que
tiene las habilidades para utilizar el sistema.
Base de datos: es el conjunto de datos que se procesaran para el arrojo de informe para la toma de decisiones.
Procedimientos: Es la información descriptiva que explica el uso
y operación del sistema.
Cada uno tiene su grado de importancia, debido a que no es nada exitoso un sistema que solo se cuente con la computadora con un software especializado sin la intervención del usuario, así como también que se cuente con el Recurso Humano capacitado, pero no con el computador, sin un programa capaz de procesar los datos.
3. ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL SIG
Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones
Es un sistema de procesamiento de datos que sirve principalmente para manejar transacciones en el nivel operativo, pero no es un Sistema de Información Gerencial. Ejemplo:
Sistema de Información para Administradores
En este sistema se muestran cuatro (4) clases generales de información creada por computadora, esta información puede servir para control de operaciones, planeación estratégica y a largo plazo, y a corto plazo, control administrativo y solución de problemas especiales. Es un sistema computarizado, los programas de cómputo pueden monitorizar continuamente transacciones que entran y están siendo procesadas para detectar en forma automática circunstancias excepcionales que requieren la atención del administrador.
Por ejemplo, condiciones en las que no hay inventario debido a una transacción de ventas o una de crédito de ventas que fue aceptada para procesamiento, aunque el cliente ya se haya pasado de su límite de crédito, puede ser detectada por el sistema como una excepción. La mayoría de los informes para control administrativo están basados en resúmenes de los archivos maestros transacciones y no en las transacciones directamente.
Sistemas de Información de Informes Financieros Externos
Casi todas las empresas deben preparar informes financieros para distribuirlos a otras personas fuera de la organización y otras organizaciones; ésta es una de las formas en que una organización interactúa con su medio. Por ejemplo, a los principales acreedores que desean conocer la probabilidad de que el dinero que se les debe les sea pagado y a los accionistas, para informales del estado financiero de compañía.
Estos informes externos pueden tener propósitos limitados ( los que envían a las oficinas del gobierno, del seguro social o impuestos retenidos); o bien, estados financieros con propósito general, como hojas de balance de la compañía y estados de ingresos. Con frecuencia debe diseñarse un subsistema especial que genere informes con propósito limitados, como los que se envían en las oficinas del gobierno.
Existe mucha interrelación entre estos sistemas y los de información administrativos, aunque sus propósitos sean distintos. De cierto, como mucha de la información financiera necesaria para los administradores y los usuarios de información externa es similar, algunas organizaciones, en especial las más pequeñas, diseñan sus sistemas de información para que sean útiles, tanto para elaborar informes financieros externos, como para los propósitos administrativos, esta práctica no permite a los administradores tener un sistema de informes internos acorde con sus necesidades.
Sistema de Información de Inteligencia
En la mayoría de las organizaciones que tienen un plan a largo plazo, éste es un plan maestro desde el punto de vista de que hay otros sistemas de planeación subordinados, e integrados con el sistema de planeación a largo plazo, como se verá a continuación:
Un sistema de información de inteligencia de negocios reúne y analiza sistemáticamente la información acerca del ámbito social, político, legal, regulatorio y económico de uno o más países, así como de la salud y prospectos futuros de la industria en la que se encuentra la organización y acerca de sus competidores pueden descubrirse los patrones que, por ejemplo, indican un cambio inminente o que sugieren las estrategias de largo plazo de compañías competidoras.
No obstante, proporcionan información para la planeación que, de otra manera los administradores no recibirán. Estos sistemas también reducen la cantidad de tiempo que los administradores deben dedicarse a reunir la información de la planeación, lo que les deja más tiempo para lo que es la planeación en sí misma.
Por lo general, un sistema de información de inteligencia es casi independiente de los otros sistemas. Debido a que la mayoría de la información reunida está dirigida a la planeación estratégica, aunque una parte puede ser útil para la planeación de corto plazo o para actividades de operación.
4. PLANEACIÓN Y CONTROL DE LOS SIG
Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial. Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación con respecto a los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.
Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
En la conformación de los sistemas gerenciales es necesario un proceso, donde participe la planificación de sistemas de información, en el cual intervengan, por un lado los responsables de los procesos industriales con una visión estratégica y por otro, los profesionales del SIG capaces de enriquecer dicha visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la información y comunicación, ya que la información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea, por lo tanto no deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes,gerencia media y alta gerencia; ya que estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan, como se mencionan a continuación:
Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.
Gerencia media: (Jefes de división) Estos necesitan tanto información interna como externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan información de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la demanda.
Alta gerencia: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas pues requieren información destinada a la planeación y al control gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos actuales, así como también necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de lacompetencia, etc.
5. DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El proceso de desarrollo contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el análisis de requisitos hasta la instalación del soporte lógico. Además de estas tareas, incluye dos partes en el diseño, también cubre las pruebas unitarias y de integración del sistema. El desarrollo del sistema de información debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que será necesario establecer actividades específicas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la tecnología orientado a objeto.
Para los casos de las pequeñas hasta medianas organizaciones industriales sugerimos que se adquiera sistemas de información ya elaboradas y probadas listo para su puesta en marcha e implantación de la misma, sin embargo para las organizaciones industriales consideradas como la gran industria en nuestro país recomendamos el desarrollo, de los sistemas de información, pues permitirá diseñar y crear parámetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la organización.
Los sistemas de información desarrollados para la organización en particular en cuanto sea implantada y puesta en funcionamiento mostrará un rendimiento al 98%, mientras que, aquellos adquiridos mediante una compra, su rendimiento oscila en el intervalo del 60 al 70 %, ocasionando gastos de mantenimiento elevado.
6. Cuales son las necesidades de un SIG
El análisis de la información geográfica permite a las empresas
dar respuesta a sus necesidades estratégicas. Para que esto tenga
sentido, los SIG han de visualizarse como herramientas
tácticas que proporcionan soluciones en base a:
Para poder evaluar con precisión la necesidad de implementar
un SIG o un determinado tipo de SIG, deberían plantearse con
anterioridad algunas de las siguientes cuestiones:
Número y tipos de decisiones que podrían ser tomadas
gracias a un SIG.
Actividades o cantidad de información imposible de gestionar
con medios tradicionales o manuales. Y actividad o cantidad de
información que sí podría ser gestionada por un SIG.
-->Cantidad de decisiones susceptibles de ser representadas en mapas.
¿El SIG se usaría sólo para el análisis o también para la
obtención de resultados cartográficos de calidad? En caso
positivo, analizar el grado de calidad deseable.
Grado deseado en la consecución de objetivos o hitos gracias
al SIG.
Tiempo de entrenamiento y tiempo de ejecución para el
alcance de los objetivos deseados.
-->Número de usuarios y/o número de grupos de usuarios de la
información obtenida gracias a un SIG.
-->Existencia de recursos económicos (en el caso de que se
quisiera implantar un software propietario).
Existencia de operadores o equipos de trabajo cualificados.
Grado de dificultad de uso del software.
¿Están garantizados los recursos para su mantenimiento?
Pulso al mercado: ¿qué empresas del sector o de otros sectores
han implantado SIG en sus procesos de producción y qué
resultados han obtenido?
Grado de hermanamiento o de cooperación con respecto a otras empresas que se conseguiría gracias a un SIG.
7. ¿CUALES SON LOS FACTORES QUE DETERMINAN EL DESEMPEÑO DE LOS SIG?
Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es, la manera cómo funciona y qué se requiere para mejorarlo.
Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.
Para determinar si el sistema de información gerencial es efectivo, hay que contestar a las siguientes preguntas:
-¿Se recolecta la información en forma continua y regular?
-¿Es confiable la información recolectada?
-¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización?
-¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación?
-¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?
8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LAS PyMEs |
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En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número de empresas carece de ventajas competitivas al no tener una mayor accesibilidad a las tecnologías y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la información, etc. Además las PYMEs tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PYMEs como de cualquier empresa.
9. PASOS PARA ANALIZAR EL SIG
1. Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.) 2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios. 3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza. 4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse. 5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario. 6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores. 7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos. 8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
Para preparar esta visión de conjunto del sistema de información, es necesario reunirse con el personal, con colegas de otros servicios y clientes. Es importante recolectar la información de manera sistemática, anotando las respuestas claramente para que puedan revisarse más tarde.
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QUE ES HARDWARE.La definición más simple de lo que es un hardware, es que todo lo físico que podemos ver en una computadora, es considerado como hardware. Todo lo que usted puede llegar a tocar de una computadora, es el hardware. O sea, el monitor, el teclado, el mouse, la impresora, etc. Cada uno de estos elementos por separados, no son nada. Pero al unirlos de manera conjunta, para formar una computadora, pasan a ser parte del hardware de nuestro terminal computacional.
FUNCIONES DEL HARDWARE. Dentro de todo hardware, existe una categorización específica. Categorías que siempre van a ser cinco. La primera de procesamiento, la segunda de entrada, la tercera de salida, la cuarta de almacenamiento y la quinta de comunicación. En la primera categoría, podemos destacar la unidad central de procesamiento (CPU) cuyo corazón es un microprocesador de silicio, conformado por una unidad aritmético-lógica, la cual realiza todos los cálculos y toma de decisiones. Por otra parte, tenemos la memoria del computador o RAM. En la segunda categoría, tenemos al teclado, por ejemplo. Medio por el cual, podemos ejecutar todos los programas inherentes a Office, por colocar un caso. El teclado es uno de los medios por los cuales, el ser humano se puede comunicar con la computadora. De es manera, ordenarle que ejecute ciertos programas, bajo la voluntad del primero. Y como no, el segundo dispositivo de entrada, es el mouse. Con el cual se cierra el círculo, de las maneras en que el ser humano, puede ordenar a una computadora que ejecute lo que él desee. La tercera categoría se refiere al monitor y la impresora. Medios por los cuales, la computadora se entiende con el ser humano. En la cuarta categoría, podemos señalar al disco duro, parte fundamental de toda memoria de computador. Sin éste, sería imposible trabajar en un computador. Ya que no tendríamos donde guardar tanta información y tenerla al mismo tiempo, en constante disposición. Hay que pensar, que un disco duro, llega a tener 40gigabytes de almacenamiento. Nada se le compara. Por otra parte, tenemos al CD-ROM, donde la estrella es el disco compacto. El cual puede llegar a almacenar hasta 700 megabytes. Por último, los discos flexibles, los cuales, a diferencia de los discos duros, poseen una capacidad muy limitada de almacenamiento. Aparte que hay que tener mucho cuidado con ellos, ya que es muy fácil que se estropeen con el calor, campos magnéticos, etc.
Por último, tenemos a la quinta categoría. Donde se destacan tanto el módem y la tarjeta de red. El primero nos sirve para conectarnos a Internet. Sin éste dispositivo y sus similares, no tendríamos acceso alguno al ciberespacio. Y, con respecto a la tarjeta de red, es ésta la que facilita y permite crear las redes de área local (LAN).
- Un Sistema Operativo (SO) es el software básico de una computadora que provee una interfaz entre el resto de programas del ordenador, los dispositivos hardware y el usuario.
- Las funciones básicas del Sistema Operativo son administrar los recursos de la máquina, coordinar el hardware y organizar archivos y directorios en dispositivos de almacenamiento.
- Los Sistemas Operativos más utilizados son Dos, Windows, Linux y Mac. Algunos SO ya vienen con un navegador integrado, como Windows que trae el navegador Internet Explorer.
Definición de Sistema Operativo El sistema operativo es el programa (o software) más importante de un ordenador. Para que funcionen los otros programas, cada ordenador de uso general debe tener un sistema operativo. Los sistemas operativos realizan tareas básicas, tales como reconocimiento de la conexión del teclado, enviar la información a la pantalla, no perder de vista archivos y directorios en el disco, y controlar los dispositivos periféricos tales como impresoras, escáner, etc. En sistemas grandes, el sistema operativo tiene incluso mayor responsabilidad y poder, es como un policía de tráfico, se asegura de que los programas y usuarios que están funcionando al mismo tiempo no interfieran entre ellos. El sistema operativo también es responsable de la seguridad, asegurándose de que los usuarios no autorizados no tengan acceso al sistema. Clasificación de los Sistemas Operativos Los sistemas operativos pueden ser clasificados de la siguiente forma: - Multiusuario: Permite que dos o más usuarios utilicen sus programas al mismo tiempo. Algunos sistemas operativos permiten a centenares o millares de usuarios al mismo tiempo.
- Multiprocesador: soporta el abrir un mismo programa en más de unaCPU.
- Multitarea: Permite que varios programas se ejecuten al mismo tiempo.
- Multitramo: Permite que diversas partes de un solo programa funcionen al mismo tiempo.
- Tiempo Real: Responde a las entradas inmediatamente. Los sistemas operativos como DOS y UNIX, no funcionan en tiempo real.
Cómo funciona un Sistema Operativo Los sistemas operativos proporcionan una plataforma de software encima de la cual otros programas, llamados aplicaciones, puedan funcionar. Las aplicaciones se programan para que funcionen encima de un sistema operativo particular, por tanto, la elección del sistema operativo determina en gran medida las aplicaciones que puedes utilizar. Los sistemas operativos más utilizados en los PC son DOS, OS/2, y Windows, pero hay otros que también se utilizan, como por ejemplo Linux. Cómo se utiliza un Sistema Operativo Un usuario normalmente interactúa con el sistema operativo a través de un sistema de comandos, por ejemplo, el sistema operativo DOS contiene comandos como copiar ypegar para copiar y pegar archivos respectivamente. Los comandos son aceptados y ejecutados por una parte del sistema operativo llamada procesador de comandos o intérprete de la línea de comandos. Las interfaces gráficas permiten que utilices los comandos señalando y pinchando en objetos que aparecen en la pantalla. Ejemplos de Sistema Operativo A continuación detallamos algunos ejemplos de sistemas operativos: Familia Windows - Windows 95
- Windows 98
- Windows ME
- Windows NT
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